はじめまして。
今回、コラムを担当させていただきます犬山と申します。
今回のコラムでは就活メールの注意すべきポイントについて記載させていただきます。
企業とのコンタクトを取るツールとして、現代では最も主流となった「メール」。
しかし近年、プライベートでの連絡手段はLINEなどチャット的な機能を使うことが多く、メールを使う機会があまりないため、どのようなことに気を付けて企業とメールでやり取りをしたらよいかわからないという方も多いのではないでしょうか。
メールは、電話のような瞬間的な対応が求められることがなく、ある程度時間にも融通が利くことから、
内容の修正や調べたりすることができるため、大変便利な連絡方法である一方で、
皆さんが想像している以上に、企業側は送られてきたメールの内容、誤字脱字などを「シビアな目線」でチェックしています。
今回は、その一例をご紹介いたします！
1．早めに返信をする
当たり前ですが、企業からメールを受信した場合は、早めの返信が基本です！
原則として24時間以内に返信をすることを心がけましょう。
すぐに回答することが難しいメールを受信した場合は、「検討する時間が必要なため、少しお時間を頂戴したい」という内容のメールを企業に送ることで、企業側も相手にメールが届いていることを確認でき、安心できます。
相手側の心理的要素としては、「早々に返信ができない理由や背景があるのでは」と勘ぐってしまう要素が生まれてきます。
万が一、返信までに間が空いてしまった場合は、本文の冒頭に「返信が遅くなりまして、申し訳ございません。」というお詫びの一言を加えるようにしましょう。
2．メールアドレス・名前表示（差出人名）の設定に注意をする
メールアドレスはシンプルに名前のフルネーム、または名前の一部を表現しているアドレスが多いのが現状です。
プライベート感が出てしまうメールアドレスや現職のメールアドレスを転職活動で使用するのはおすすめできません。
また、名前表示（差出人名）もあだ名やキャラクター名は避け、フルネームがおすすめです。
個性的なメールアドレスや名前表示（差出人名）は企業に悪い印象を与えてしまう可能性があるので、注意が必要です。
3．メールの形式はテキスト形式とする
メールを書く時の形式には、「テキスト形式」と「HTML形式」がありますが、企業とメールをする際は『テキスト形式』を使うようにしましょう。
HTML形式では、文章をコピー＆ペーストした際に、その部分だけレイアウトが崩れてしまう可能性や文字化けしてしまう可能性があり、コピー＆ペーストをしたことがフォントや表記表示で相手側に分かってしまうケースが多々あるので、テキスト形式がおすすめです。
メールの設定から簡単に変更ができるので、事前に変更しておくと便利です！
続きは次回のコラムにて！