こんにちは。前回に引き続き、コラムを担当しております犬山です。
今回のコラムは前回掲載した就活メールの注意すべきポイントの後半を記載させていただきます。
前回のコラムと併せて、注意点をしっかり押さえ、メールを送る際に参考にしてみてください！
4．全員返信をする
企業から受信をしたメールでCCに企業側のメールアドレスが追加されている場合、
企業側の担当者が何名かいて、情報を共有している可能性があるので、【全員に返信】で返信をすると親切です◎
5．過去のメール本文を残して返信する
企業から受信をしたメールに返信をする際は、送られてきたメールの本文を消さずにそのまま残して、返信をしましょう。
本文の内容を消してしまうと、過去のメールのやり取りを遡る際に時間がかかってしまいますが、
本文を残しておけば、過去のやり取りを最新のメールから確認することができます。
また、過去のメールのやり取りの内容を修正等することは「改ざん」のような印象を与えるので絶対にやめましょう。
6．宛名を書く
信じられない方も多いかと思いますが…
メールが送られてきて「宛先の名前」や「自身の名前」を記載せずに送ってくる方がとても増えております。
要因は恐らくチャットでのやり取りやLINEなどのやり取りが増えており、意識なく何も記載せずに返信や送るケースが増えている印象です。
必ず「企業名+部署名+担当者名」を正式名称で書きましょう。
また、本文の書き出しは挨拶と自分の名前を名乗ることから始めるのがマナーです。
7．誤字脱字に気を付ける
メールを送信する際は誤字脱字に気を付けましょう。
誤字でよくある例が採用担当者の名前の漢字を間違えてしまうことです。
特に「齋藤」や「渡邉」など、漢字の種類が多くある名前は注意をしていても間違えやすいため、
担当者の署名欄をコピー＆ペーストするなどして、間違えないようしましょう。
その際はコピー＆ペーストした部分のレイアウトが崩れていないかの確認も必要です！
誤字脱字が多いと、入社後も間違いが多いのではないかという不安を与えてしまいます。
送信前に必ずメールを読み直して、誤字脱字がないかチェックするようにしましょう。
8．最後に
今回はメールを送る際に注意すべきポイントをいくつか挙げさせていただきました。
企業との連絡手段の主流がメールになってから、ひと昔前と比べても、明らかに「しっかりとできている方」と「全くできていない方」の差が激しく乖離してきているという印象を受けております。
特に、弊社のようなエージェント経由で企業とやり取りをしていて内定受諾後に、候補者様ご本人と人事担当者様が初めてやり取りする時などは、企業側に唖然とされるケースもあります。
「面接は面接時間や訪問時だけ気を付ければ問題ない」、「メールは選考に関係ない」と思っている方もいらっしゃるようですが、最初のやり取りから全てその方の「心象」を担当者は抱いているものです。
メールは便利なツールではありますが、相手の表情が見えず、声のトーンも聞くことができないため、
相手に冷たい印象を与えてしまうことや失礼に伝わってしまう部分があります。
そのため、しっかりとマナーを身に付け、常に丁寧なやり取りを意識していきましょう。
普段メールを送り慣れている方にとっては、当たり前のことかもしれませんが、
就職活動をされている皆様の参考にしていただければ幸いです！